Pravilnik o ravnanju z osebnimi podatki

Dentvitalis Fides d.o.o. s sedežem na Reki, Krešimirova 60, Hrvaška, OIB 39977041464 (v nadaljnjem besedilu: Vodja obdelave), kot zavezanec implementacije

• Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Evropskega sveta z dne 27. aprila 2016 (v nadaljnjem besedilu: Splošna uredba), in
• uredb vseh drugih merodajnih predpisov, s katerimi se regulira zaščita osebnih podatkov

s tem Pravilnikom regulira zaščito osebnih podatkov posameznikov (fizičnih oseb), katerim nudi informacije in/ali storitve v okviru svoje dejavnosti.

Uvodne določbe

1. Pravilnik o ravnanju z osebnimi podatki je enostransko zavezujoč pravni dokument, ki temelji na temeljnih načelih Splošne uredbe in vseh drugih predpisov, ki se nanašajo na varstvo osebnih podatkov fizičnih oseb.
2. Vprašanec je fizična oseba, katere podatki se zbirajo na podlagi tega Pravilnika.
3. Osebni podatek je vsak podatek, ki se nanaša na posameznika, katerega identiteta je bila določena ali jo je mogoče določiti.
4. Obdelava osebnih podatkov je vsak postopek ali skupek postopkov, v katerih se osebni podatki uporabljajo.

Načela zbiranja, obdelave in shranjevanja osebnih podatkov

1. Osebni podatki Vprašanca se obdelujejo zakonito, pošteno in transparentno. Zbirajo in obdelujejo se samo podatki, pomembni za zagotavljanje informacij in storitev v okviru dejavnosti Vodje obdelave.
2. Če se Vprašanec strinja, je Vodja obdelave voljan zbirati tudi druge osebne podatke, ki bi se uporabljali izključno za namen boljše bodoče zdravstvene zaščite Vprašanca.
3. Osebni podatki se zbirajo in hranijo na način, da so zaščiteni pred krajo, nepooblaščeno uporabo, izgubo, uničenjem ali poškodovanjem.
4. Osebni podatki se zbirajo, obdelujejo in hranijo izključno v skladu z:
   • predpisi o evidencah na področju zdravstva in drugimi veljavnimi zakonskimi predpisi, ki se nanašajo na posebne vrste podatkov, ter
   • poslovno upravičenimi potrebami, oziroma potrebami pogojenimi s procesom nudenja storitev iz dejavnosti Vodje obdelave.
5. Osebne podatke Vprašanec nudi izključno prostovoljno. Pri tem si Vodja obdelave pridržuje pravico odkloniti storitev Vprašancu, ki mu ni ponudil osebnega podatka, ki je nujno potreben za kvalitetno in varno nudenje storitve.

Namen zbiranja in obdelave osebnih podatkov

Osebni podatki Vprašanca se zbirajo in obdelujejo le takrat, ko je izpolnjen eden od naslednjih pogojev:

1. če je obdelava osebnih podatkov nujna za nudenje storitev v okviru dejavnosti Vodje obdelave
2. če obstaja zakonska obveznost njihove obdelave
3. če obstaja nujnost zaščite ključnih interesov Vprašanca ali druge fizične osebe
4. če je obdelava nujna za izvajanje nalog, ki so v javnem interesu
5. če je obdelava nujna v namen zaščite legitimnih interesov Vodje obdelave, razen v primerih kadar mora imeti prednost zaščita Vprašanca, oziroma njegovih temeljnih pravic (npr. zaščita interesov otroka).

Način zbiranja osebnih podatkov Vprašanca

Osebni podatki Vprašanca se zbirajo na naslednje načine:

1. Neposredno s strani Vprašanca, ki mu Vodja obdelave nudi storitve v okviru svoje dejavnosti. Vprašanec lahko te informacije predloži: ustno, pisno ali preko spletne strani Vodje obdelave.
2. Z medicinsko in drugo dokumentacijo tretjih, ki jo Vprašanec predloži v uporabo Vodji obdelave.
3. Z medicinsko in drugo dokumentacijo Vprašanca, ki nastane v procesu nudenja storitev iz dejavnosti Vodje obdelave (npr. diagnostični material, evidenca medicinskih postopkov, zdravil, procesov itd.).
4. Z dokumentacijo tretjih, ki so vključeni v proces nudenja storitev Vprašancu (npr. rezultati laboratorijskih preiskav, dentalni odtisi laboratorijskih tehnikov itd.).

Posredovanje osebnih podatkov

Osebni podatki Vprašanca se posredujejo tretjim osebam samo v namen:

1. izpolnjevanja obvez predvidenih z zakonom
2. izvršitve posameznih poslov, za katere je Vodja obdelave angažiral tretjo osebo (npr. dentalni laboratorij, računovodska pisarna ipd.)

Časovno trajanje in hranjenje osebnih podatkov

Vodja obdelave bo osebne podatke Vprašanca hranil skladno s časovnimi roki predpisanimi z Zakonom, če temu ni tako, pa samo do roka do katerega je njihova hramba poslovno upravičena. Izjemoma se bodo osebni podatki hranili dlje od tega roka, če je njihova hramba pogoj za legitimno zaščito interesov Vodje obdelave. Osebni podatki Vprašanca se brišejo z iztekom zakonskega roka, ki obvezuje Vodjo obdelave za hranjenje posameznih osebnih podatkov ali s prenehanjem razloga za njihovo hrambo.

Pravice Vprašanca

1. Pravica dostopa do osebnih podatkov

   Vodja obdelave se obvezuje, da bo na osnovi vložene pisne zahteve omogočil Vprašancu dostop do osebnih podatkov, da ga bo informiral o namenu obdelave osebnih podatkov, o vrsti osebnih podatkov, ki se obdelujejo, o prejemnikih ali kategorijah prejemnikov, katerim so osebni podatki odkriti ali jim bodo odkriti, o predvidenem časovnem obdobju njihovega hranjenja ali o kriterijih, ki se koristijo za določitev tega obdobja.

2. Pravica do popravka netočnih osebnih podatkov

   Vodja obdelave je dolžan omogočiti Vprašancu popravek netočnih ali dopolnitev obstoječih osebnih podatkov.

3. Pravica do brisanja osebnih podatkov

   Vodja obdelave bo izvršil brisanje osebnih podatkov Vprašanca v naslednjih primerih:

   • ko osebni podatki Vprašanca niso več nujni za izpolnjevanje namena obdelave, oziroma s prenehanjem namena obdelave
   • ko Vprašanec prekliče soglasje kot pravni temelj za obdelavo podatkov in ne obstaja druga zakonska podlaga za nadaljnjo obdelavo podatkov
   • ko Vprašanec vloži upravičen ugovor na obdelavo podatkov
   • ko se morajo osebni podatki brisati zaradi izpolnitve zakonskih obvez
4. Pravica do omejitve obdelave podatkov

   Vodja obdelave bo omejil obdelavo osebnih podatkov, v kolikor je izpolnjen eden od naslednjih pogojev:

   • Vprašanec izpodbija točnost osebnih podatkov
   • obdelava osebnih podatkov je nezakonita, toda Vprašanec ne želi izbrisa, temveč zgolj omejitev njihove obdelave
   • Vodja obdelave več ne potrebuje osebnih podatkov, toda Vprašanec želi njihovo delno obdelavo v namen zaščite svojih interesov.
5. Pravica do vložitve pritožbe

   Vprašanec ima pravico do vložitve pritožbe na obdelavo svojih osebnih podatkov. Vodja obdelave si pridržuje pravico, da takšni pritožbi ne ugodi, če obstaja upravičen, legitimen interes za obdelavo osebnih podatkov Vprašanca.

6. Pravica do prenosljivosti osebnih podatkov

   Vprašanec ima pravico zahtevati prenos osebnih podatkov drugemu Vodji obdelave v naslednjih primerih:

   • če gre za podatke, ki jih je Vodja obdelave dobil na osnovi soglasja, ki se lahko prekliče,
   • če je to pogodbeno urejeno,
   • če se obdelava podatkov izvaja na avtomatiziran način.
7. Pravica do Zahteve za ugotovitev kršitve pravic

   Vprašanec ima pravico vložiti Zahtevo za ugotovitev kršitve pravic na Agencijo za zaščito osebnih podatkov.

8. Preklic soglasja

   Vprašanec lahko v vsakem trenutku prekliče soglasja za zbiranje in obdelavo osebnih podatkov, ki niso zajeta v tem Pravilniku.

Informacije in pritožbe

Za vsa vprašanja in pritožbe povezane z zaščito osebnih podatkov s strani Vodje obdelave, se lahko Vprašanec pisno obrne na Pooblaščenca za zaščito osebnih podatkov:

Pooblaščenec za zaščito osebnih podatkov
Dentvitalis Fides d.o.o.
Krešimirova 60, Rijeka
dpo@dentvitalis.com

Vsa vprašanja in zahteve je Vodja obdelave dolžan obdelati brez nepotrebnega odlašanja in skladno z zakonsko predpisanimi roki.

Spremembe in dopolnitve Pravilnika o ravnanju z osebnimi podatki

Vodja obdelave si pridržuje pravico spremeniti in dopolniti ta Pravilnik v katerem koli trenutku in brez kakršne koli predhodne najave.

Dentvitalis Fides d.o.o.
Na Reki, 25.5.2018.